Déménagement d'Archives d'Entreprise : L'Expertise Blondeau depuis 1913
Le transfert d'archives d'entreprise représente bien plus qu'un simple déménagement de documents. C'est une opération stratégique qui engage la conformité réglementaire de votre organisation, la sécurité de vos données sensibles et la continuité de votre activité. Chez Blondeau, nous avons développé depuis 112 ans une expertise unique dans la gestion sécurisée des archives professionnelles, avec une traçabilité totale et une conformité RGPD garantie.
Le déménagement d'archives d'entreprise constitue un enjeu majeur pour toute organisation confrontée à un transfert de locaux, une réorganisation ou une externalisation de son archivage. Les documents professionnels, qu'il s'agisse de dossiers RH, de pièces comptables, de contrats juridiques ou d'archives historiques, nécessitent une manipulation experte garantissant leur intégrité, leur confidentialité et leur traçabilité tout au long du processus de transfert.
Notre approche du déménagement d'archives repose sur trois piliers fondamentaux : la conformité réglementaire absolue (RGPD, durées légales de conservation, secret professionnel), la traçabilité complète de chaque document depuis son emplacement d'origine jusqu'à sa destination finale, et la sécurité maximale assurée par notre personnel habilité et nos équipements spécialisés. Cette méthodologie éprouvée nous permet de garantir à nos clients entreprises une prestation irréprochable, sans aucune rupture dans la chaîne de custody de leurs documents sensibles.
Sécurité Maximale
Personnel habilité, clause de confidentialité, conteneurs scellés et véhicules sécurisés avec système anti-intrusion.
Traçabilité Totale
Code-barres unique par conteneur, scan à chaque étape, suivi GPS temps réel et portail client dédié.
Conformité RGPD
Protocole certifié, inventaire codé, personnel formé au RGPD et certificat de transfert conforme.
Zéro Impact Activité
Interventions nocturnes et week-end disponibles pour préserver la continuité de votre entreprise.
Conformité RGPD Garantie : Notre Protocole Certifié
La conformité au Règlement Général sur la Protection des Données constitue une obligation légale pour toute entreprise traitant des données personnelles, y compris lors du déménagement de ses archives. Chez Blondeau, nous avons développé un protocole de transfert spécifiquement conçu pour garantir le respect intégral du RGPD, avec une attention particulière portée à la protection des données sensibles contenues dans vos documents professionnels.
Les 7 Piliers de Notre Conformité RGPD
Inventaire Codé Sans Données Visibles
Chaque contenu d'archive est référencé par un code alphanumérique unique, sans mention des données personnelles qu'il contient. Cette anonymisation opérationnelle protège la confidentialité tout en garantissant la traçabilité.
Personnel Habilité et Formé RGPD
Chaque membre de notre équipe d'archives a suivi une formation spécifique au RGPD et signé une clause de confidentialité renforcée. Ils sont sensibilisés aux enjeux de protection des données personnelles.
Conteneurs Scellés Numérotés
Nos conteneurs d'archives sont équipés de scellés de sécurité numérotés et inviolables. Toute tentative d'ouverture est immédiatement visible et tracée dans notre système.
Transport Sécurisé GPS
Nos véhicules dédiés aux archives sont équipés d'un système de géolocalisation temps réel et d'alarmes anti-intrusion. Vous suivez le trajet de vos documents en direct sur notre portail.
Chaîne de Custody Ininterrompue
Chaque manipulation est enregistrée avec horodatage précis et identification de l'opérateur. Cette traçabilité complète garantit l'intégrité de la chaîne de custody documentaire.
Environnement Contrôlé
Nos zones de chargement et déchargement sont sécurisées et sous vidéosurveillance. Aucun tiers non autorisé ne peut accéder à vos documents pendant l'opération.
Certificat de Transfert Conforme
À l'issue du déménagement, vous recevez un certificat de conformité RGPD détaillant toutes les mesures appliquées, les personnes impliquées et la traçabilité complète de l'opération.
✅ Engagement Blondeau
En cas de contrôle CNIL concernant le transfert de vos archives, nous vous fournissons l'ensemble des justificatifs de conformité RGPD dans un délai de 24 heures. Notre documentation répond aux exigences d'accountability imposées par le règlement européen.
Traçabilité Complète : Suivi Temps Réel de Vos Archives
La traçabilité documentaire représente un enjeu crucial pour les entreprises soumises à des obligations réglementaires de conservation et de production de documents. Notre système de traçabilité offre une visibilité totale sur le parcours de chaque archive, depuis son emplacement d'origine jusqu'à son installation dans vos nouveaux locaux, avec un historique complet consultable à tout moment.
Notre Système de Traçabilité en 4 Niveaux
| Niveau | Technologie | Données Capturées | Accès Client |
|---|---|---|---|
| Conteneur | Code-barres unique | ID, contenu, localisation, état | ✓ Temps réel |
| Véhicule | GPS + capteurs IoT | Position, température, ouverture portes | ✓ Temps réel |
| Opérateur | Badge personnel + horodatage | Identité, action, date/heure, localisation | ✓ Rapport quotidien |
| Événement | Application mobile dédiée | Photos, signatures, anomalies, validations | ✓ Temps réel |
Portail Client Dédié
Dès la signature de votre contrat, vous accédez à un portail web sécurisé permettant de suivre l'avancement de votre déménagement d'archives en temps réel. Ce tableau de bord vous offre une visibilité complète sur chaque étape du processus, avec la possibilité de télécharger les rapports détaillés pour votre documentation interne ou les éventuels contrôles réglementaires.
Application Mobile
Notifications push à chaque étape clé, accès aux photos de chargement et signatures électroniques de réception.
Tableau de Bord
Vue d'ensemble en temps réel avec statistiques d'avancement, alertes automatiques et export de rapports PDF.
Historique Complet
Conservation de l'intégralité des données de traçabilité pendant 10 ans minimum, accessible à tout moment.
Notre Processus de Transfert d'Archives en 6 Étapes
Le succès d'un déménagement d'archives d'entreprise repose sur une méthodologie rigoureuse, éprouvée par 112 années d'expérience. Notre processus en 6 étapes garantit une exécution irréprochable, de l'audit initial à la validation finale, avec un interlocuteur dédié tout au long du projet.
Audit et Inventaire Préalable
Notre expert se déplace gratuitement dans vos locaux pour réaliser un audit complet : volume d'archives (mètres linéaires), types de documents, conditions de conservation actuelles, contraintes d'accès et exigences spécifiques. Cet audit débouche sur un inventaire détaillé et un plan de transfert sur-mesure.
Planification et Coordination
Élaboration d'un planning détaillé tenant compte de vos contraintes opérationnelles : jours et horaires d'intervention, coordination avec vos équipes internes, logistique d'accès aux locaux source et destination. Chaque détail est anticipé pour garantir une exécution fluide.
Préparation et Conditionnement
Fourniture et mise en place des conteneurs normalisés, étiquetage code-barres de chaque unité, scellement sécurisé et création de l'inventaire numérique. Nos équipes peuvent intervenir sur plusieurs jours pour les volumes importants sans perturber votre activité.
Transport Sécurisé
Chargement par nos équipes spécialisées, transport dans nos véhicules dédiés équipés GPS et climatisation, suivi temps réel sur votre portail. Les documents restent sous surveillance permanente, sans rupture de chaîne de custody.
Installation et Réorganisation
Déchargement contrôlé avec scan de vérification, installation selon votre nouveau plan de classement, réorganisation optionnelle et optimisation des espaces de stockage. Chaque conteneur est positionné exactement selon vos spécifications.
Validation et Documentation
Contrôle final de l'inventaire avec signature électronique de réception, remise du certificat de transfert conforme RGPD, transmission de l'ensemble des rapports de traçabilité et clôture administrative du dossier.
Types d'Archives Prises en Charge
Notre expertise couvre l'ensemble des typologies d'archives d'entreprise, chacune nécessitant des protocoles de manipulation et de conservation adaptés. Qu'il s'agisse de documents courants ou d'archives à haute valeur probatoire, nous appliquons les standards les plus exigeants pour garantir leur intégrité.
Archives RH
Dossiers du personnel, contrats de travail, bulletins de paie, documents médicaux. Confidentialité maximale et conformité RGPD stricte pour les données personnelles sensibles.
Archives Comptables
Factures, grands livres, journaux comptables, déclarations fiscales. Conservation obligatoire 10 ans minimum avec traçabilité pour les contrôles fiscaux.
Archives Juridiques
Contrats, actes notariés, dossiers contentieux, procès-verbaux. Valeur probatoire préservée avec chaîne de custody documentée.
Archives Médicales
Dossiers patients, imagerie, résultats d'examens. Secret médical absolu et conformité aux réglementations de santé (HDS compatible).
Archives Techniques
Plans, brevets, documentation technique, archives R&D. Protection de la propriété intellectuelle et conditions de conservation adaptées.
Archives Historiques
Documents anciens, patrimoine d'entreprise, archives fondatrices. Manipulation avec gants, conditionnement anti-acide et transport climatisé.
⚠️ Documents Nécessitant une Attention Particulière
Certains documents exigent des précautions spécifiques : archives antérieures à 1950 (papier fragile), plans et documents grand format, supports magnétiques ou optiques, microfilms et microfiches. Signalez-nous ces spécificités lors de l'audit initial pour adapter notre protocole.
Secteurs d'Activité : Notre Expertise Sectorielle
Chaque secteur d'activité possède ses propres exigences réglementaires et contraintes opérationnelles en matière d'archivage. Notre expérience auprès de plus de 500 entreprises nous a permis de développer des protocoles adaptés aux spécificités de chaque industrie.
Banque & Finance
Santé & Pharma
Cabinets Juridiques
Administration
Industrie
Assurances
BTP & Architecture
Enseignement
Focus : Secteur Bancaire et Financier
Les établissements financiers sont soumis à des obligations particulièrement strictes en matière de conservation documentaire (AMF, ACPR, Bâle III). Notre protocole spécifique intègre les exigences de ces régulateurs avec une traçabilité renforcée permettant de répondre à tout contrôle dans les délais impartis. Nos équipes dédiées au secteur bancaire disposent d'une habilitation spécifique et interviennent exclusivement pour ce type de missions sensibles.
Focus : Secteur Santé et Médical
Les archives médicales requièrent le plus haut niveau de confidentialité en raison du secret médical. Notre processus garantit une conformité totale avec les réglementations HDS (Hébergeur de Données de Santé) et les durées légales de conservation des dossiers médicaux. Nous pouvons coordonner nos interventions avec vos équipes soignantes pour minimiser l'impact sur la prise en charge des patients.
Nos Formules de Déménagement d'Archives
Nous proposons trois formules adaptées aux différents besoins et budgets des entreprises, toutes incluant notre garantie de conformité RGPD et notre système de traçabilité complet. Chaque formule peut être personnalisée avec des options complémentaires selon vos exigences.
Formule Standard
Transfert sécurisé avec traçabilité
À partir de 15€/mètre linéaire
- Audit et inventaire préalable
- Conteneurs normalisés fournis
- Étiquetage code-barres
- Transport sécurisé GPS
- Traçabilité temps réel
- Installation destination
- Certificat de transfert
Formule Confidentiel
Sécurité renforcée pour documents sensibles
À partir de 25€/mètre linéaire
- Tout Standard inclus
- Équipe dédiée habilitée
- Conteneurs scellés inviolables
- Escorte sécurisée optionnelle
- Intervention hors heures ouvrées
- Véhicule dédié non partagé
- Rapport de traçabilité détaillé
- Assurance renforcée incluse
Formule Express
Intervention urgente sous 48-72h
Sur devis personnalisé
- Tout Confidentiel inclus
- Intervention sous 48-72h
- Équipe mobilisable 24/7
- Coordination prioritaire
- Chef de projet dédié
- Reporting temps réel renforcé
- Garantie délai contractuelle
Options Complémentaires
Réorganisation
Nouveau plan de classement, étiquetage normalisé et création d'un inventaire numérique complet.
Numérisation
Numérisation des documents avant transfert avec OCR et indexation pour archivage électronique.
Destruction Certifiée
Tri pendant le déménagement et destruction conforme DIN 66399 avec certificat.
Stockage Intermédiaire
Garde temporaire sécurisée dans nos entrepôts climatisés si vos nouveaux locaux ne sont pas prêts.
Destruction Certifiée des Archives Obsolètes
Le déménagement d'archives constitue une opportunité idéale pour effectuer un tri et éliminer les documents ayant dépassé leur durée légale de conservation. Notre service de destruction certifiée vous permet de réduire les volumes à transférer tout en respectant scrupuleusement les obligations réglementaires.
Notre Processus de Destruction Conforme DIN 66399
La norme DIN 66399 définit 7 niveaux de sécurité pour la destruction de supports d'information. Selon la sensibilité de vos documents, nous appliquons le niveau approprié : niveau P-3 pour les documents confidentiels standard, niveau P-4 pour les données sensibles, et jusqu'au niveau P-7 pour les informations top secret nécessitant une destruction irréversible.
| Niveau DIN | Type de Documents | Taille Résiduelle | Méthode |
|---|---|---|---|
| P-3 | Documents internes courants | ≤ 320 mm² | Broyage coupe croisée |
| P-4 | Documents confidentiels | ≤ 160 mm² | Broyage haute sécurité |
| P-5 | Documents très confidentiels | ≤ 30 mm² | Micro-broyage |
| P-6/P-7 | Documents classifiés/secrets | ≤ 10 mm² | Ultra micro-broyage |
📜 Certificat de Destruction
À l'issue de chaque opération de destruction, vous recevez un certificat conforme mentionnant : la liste des documents détruits, le niveau de sécurité appliqué, la date et l'heure de l'opération, l'identité de l'opérateur et le numéro de lot de destruction. Ce document constitue votre justificatif en cas de contrôle.
Témoignages de Nos Clients Entreprises
Découvrez les retours d'expérience d'entreprises qui nous ont confié le déménagement de leurs archives. Leur satisfaction témoigne de notre engagement quotidien pour l'excellence et la conformité réglementaire.
"Le transfert de nos 800 mètres linéaires d'archives juridiques s'est déroulé sans le moindre accroc. La traçabilité en temps réel nous a permis de rassurer nos associés et le certificat de conformité RGPD a satisfait notre DPO. Une prestation irréprochable."
"Nous avions une contrainte majeure : transférer 25 ans d'archives comptables sans perturber notre activité pendant la clôture annuelle. L'équipe Blondeau a travaillé de nuit pendant une semaine avec une discrétion et une efficacité remarquables."
"La destruction certifiée de nos archives RH obsolètes nous a permis de réduire de 40% le volume à déménager. Le certificat DIN 66399 nous met en conformité totale avec les exigences du RGPD. Service complet et professionnel."
"Pour notre déménagement d'archives médicales, nous avions besoin d'un prestataire comprenant les enjeux du secret médical et de la réglementation HDS. Blondeau a su adapter son protocole à nos contraintes spécifiques avec une grande réactivité."
Questions Fréquentes sur le Déménagement d'Archives
Nous appliquons un protocole strict en 7 étapes : inventaire codé sans données personnelles visibles, personnel habilité avec clause de confidentialité, conteneurs scellés numérotés, traçabilité GPS temps réel, chaîne de custody ininterrompue, environnement contrôlé sous vidéosurveillance et certificat de transfert conforme RGPD remis à la fin de l'opération.
Nos équipes spécialisées peuvent traiter jusqu'à 500 mètres linéaires d'archives par jour grâce à notre méthodologie éprouvée et notre flotte dédiée. Pour les volumes supérieurs, nous organisons des opérations sur plusieurs jours avec un planning précis et un chef de projet dédié coordinant l'ensemble des intervenants.
Oui, nous proposons un service de tri pendant le déménagement avec destruction certifiée conforme à la norme DIN 66399. Vous recevez un certificat de destruction détaillant la liste des documents éliminés, le niveau de sécurité appliqué et les références de l'opération, conformément aux exigences légales et RGPD.
Chaque conteneur reçoit un code-barres unique scanné à chaque étape du processus : départ, chargement, transport avec suivi GPS, déchargement et installation. Vous accédez à un portail web sécurisé affichant en temps réel la localisation exacte de vos archives, avec historique complet et rapports téléchargeables.
Oui, nous proposons des interventions nocturnes de 20h à 6h ainsi que le week-end pour garantir zéro impact sur votre activité. Cette option est particulièrement adaptée aux entreprises ne pouvant interrompre leurs opérations en journée. Un supplément de 30% est applicable pour ces horaires décalés.
Notre assurance tous risques couvre les dommages matériels jusqu'à 500 000 euros par sinistre. Pour les archives à haute valeur probatoire ou les documents irremplaçables, nous proposons une extension responsabilité civile professionnelle incluant la couverture des préjudices indirects liés à la perte ou la détérioration.
Oui, nous proposons un service complet de réorganisation incluant : élaboration d'un nouveau plan de classement adapté à vos besoins, étiquetage normalisé de l'ensemble des conteneurs, création d'un inventaire numérique indexé et optimisation de l'agencement dans vos espaces de stockage destination.
Comptez 2 à 4 semaines entre le premier contact et l'exécution pour une planification optimale incluant audit, inventaire et coordination. Pour les situations d'urgence, notre service express permet une intervention sous 48 à 72 heures avec une équipe dédiée mobilisable rapidement.
Nos véhicules climatisés maintiennent une température constante entre 18 et 22 degrés Celsius et une hygrométrie contrôlée entre 45 et 55%. Ces conditions sont idéales pour les documents anciens, les plans d'architecte sur calque ou les archives historiques particulièrement sensibles à l'humidité et aux variations thermiques.
Oui, nous fournissons l'intégralité du matériel nécessaire : caisses archives normalisées, conteneurs sécurisés avec scellés inviolables, étiquettes code-barres, films de protection anti-poussière et housses pour documents grand format. Tout est inclus dans notre devis sans frais supplémentaires cachés.
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